07.03.2017 | Rubrik: Anträge | Thema: Finanzen, Verschiedenes | Stichwort: Interkommunale Zusammenarbeit, Vergabe
Optimierung der interkommunalen Zusammenarbeit
hier: Prüfung eines kommunalen Vergabezentrums
Antrag zur Kreistagssitzung am 29. März 2017
Beschlussempfehlung:
Der Kreisausschuss wird aufgefordert, in Kooperation mit den Kommunen zu prüfen, ob und ggf. welche Aufgaben im Auftrags- und Vergabewesen künftig im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit erledigt werden können.
Ziel soll sein, Vergaben umfänglich oder in Teilleistungen auf freiwilliger Basis für die Gebietskörperschaften zu erledigen.
Die Prüfung soll die personellen, inhaltlichen, organisatorischen und finanziellen Auswirkungen eines kommunalen Vergabezentrums umfassen.
Darüber hinaus soll die Prüfung einbeziehen:
- Mögliche Einsparpotentiale
- Darstellung der möglichen qualitativen Verbesserungen
- Kostenbeteiligung des Kreises und der Kommunen
- Beirat als begleitendes Organ
Über das Ergebnis der Prüfung soll im Fachausschuss berichtet werden.
Begründung:
Durch wachsende Anforderungen werden Vergaben in Kommunen teilweise zu einer erheblichen Herausforderung. Angesichts dieser Situation haben Gebietskörperschaften vielerorts zielorientiert bereits ein kommunales Vergabezentrum gegründet oder befinden sich auf dem Weg dahin.
Beispielsweise auch der benachbarte Kreis Groß-Gerau (s. dazu Anhang)
Anhang
Öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Wahrnehmung von Aufgaben des Auftrags- und Vergabewesens im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit
zwischen
dem Landkreis Groß-Gerau
Wilhelm-Seipp-Str. 4
64521 Groß-Gerau
vertreten durch den Kreisausschuss, dieser vertreten durch den Landrat Thomas Will und den Ersten Kreisbeigeordneten Walter Astheimer, im Folgenden Kreis genannt,
und
der Stadt / Gemeinde XXXXXXXXXXX
vertreten durch den Magistrat / Gemeindevorstand, dieser vertreten durch den/die Bürgermeister/in und den Ersten Stadtrat / Beigeordneten bzw. die Erste Stadträtin / Beigeordnete,
und
der Stadt / Gemeinde XXXXXXXXXXX
vertreten durch den Magistrat / Gemeindevorstand, dieser vertreten durch den/die Bürgermeister/in und den Ersten Stadtrat / Beigeordneten bzw. die Erste Stadträtin / Beigeordnete,
und
(...)
im Folgenden Städte / Gemeinden genannt,
gemäß §§ 24 ff. des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit (KGG) vom 16.12.1969 (GVBl. I 1969, S. 307), zuletzt geändert durch Artikel 5 des Gesetzes vom 20. Dezember 2015 (GVBl. S. 618) Anlage 1
§ 1 Beteiligte und Aufgaben
Durch diese öffentlich-rechtliche Vereinbarung werden keine Aufgaben, die den Städten / Gemeinden obliegen, auf den Kreis übertragen. Der Kreis übernimmt lediglich die Verpflichtung, die in § 2 aufgeführten Aufgaben im Zusammenwirken mit den Städten / Gemeinden nach den jeweils geltenden rechtlichen Bestimmungen bzw. Richtlinien durchzuführen.
§ 2 Leistungen des Vergabezentrums
Durchzuführende Aufgaben im Sinne des § 1 sind:
- Entwicklung von standardisierten Prozessen zur Durchführung von Vergaben
- Vergaberechtliche Beratung vor, während und nach dem Vergabeverfahren
- Erstellung von Leistungsverzeichnissen bzw. Hilfestellung für die Erstellung von Leistungsverzeichnissen für Vergaben
- Erarbeitung von Bewerbungsbedingungen
- Entwurf der formalen Verdingungsunterlagen und der Vergabebekanntmachung
- Erstellung von Entwürfen für Vergabevermerke sowie für Bekanntmachungen und Informationen an Bieter (standardisierte Vorlagen)
- Veröffentlichung von Ausschreibungen
- Beantwortung aller Bieterfragen und Bearbeitung aller Bieterrügen
- Bewertung eingehender Angebote (Entwicklung Zuschlagsmatrix)
- Prüfung von Nebenangeboten
- Formale und rechnerische Prüfung
- Ab- und Zusageschreiben an die Bieter
- Erstellung der Vergabevermerke
- Vertretung bei Nachprüfverfahren für Ausschreibungen
- Initiierung, Vorbereitung und Durchführung von gemeinschaftlichen Beschaffungen
- Vertragsmanagement (zentrale Vorhaltung aller Verträge sowie regelmäßige systematische Auswertung im Hinblick auf Vertragslaufzeiten und Vertragskonditionen)
- Gewährleistungsverfolgung
- Entwicklung und Empfehlung von Qualitätsstandards für Beschaffungsgüter
- Betreuung der Beschaffungsplattform
- Vergabestatistik
Die Leistungen können ganz oder in Einzelteilen in Anspruch genommen werden.
§ 3 Budgetplanung und Kostenausgleich
(1) Der Kreis stellt das zur Durchführung der Aufgaben gemäß § 2 erforderliche Fachpersonal und die erforderlichen Arbeitsplätze zur Verfügung. Zum Ausgleich der Kosten für die Übernahme der Aufgaben erstatten die Städte / Gemeinden dem Kreis den sich aus dem Finanzierungsschlüssel gemäß Absatz 2 für sie ergebenden Kostenanteil. Erstattungsfähige Kosten im Sinne von Satz 2 sind allein die für die Leistungserbringung an die Gesamtheit der Vertragspartner tatsächlich entstandenen Personalkosten der im Abrechnungszeitraum (Haushaltsjahr) besetzten Stellen im Vergabezentrum sowie die hierfür erforderlichen Sachkosten. Als erforderliche Sachkosten im Sinne von Satz 3 werden pauschal 10 % der vorgenannten Personalkosten angenommen.
(2) Die erstattungsfähigen Kosten gemäß Absatz 1 sind nach folgendem Finanzierungsschlüssel von den Vertragspartnern aufzubringen:
a) 10 % der Kosten werden zu gleichen Teilen von allen Vertragspartnern getragen (Sockelbetrag).
b) 90 % der Kosten werden auf die Vertragspartner entsprechend ihrer Gewichtung nach Einwohner-Größenklassen wie folgt umgelegt:
| Einwohnerzahl | Gewichtung |
| unter 10.000 | 1 |
| 10.000 - 15.000 | 2 |
| 15.001 - 20.000 | 3 |
| 20.001 - 25.000 | 4 |
| 25.001 - 30.000 | 5 |
| 30.001 - 35.000 | 6 |
| 35.000 - 40.000 | 7 |
| 40.000 - 45.000 | 8 |
| 45.000 - 50.000 | 9 |
| 50.000 - 55.000 | 10 |
| 55.000 - 60.000 | 11 |
| 60.000 - 65.000 | 12 |
(Eine beispielhafte Musterberechnung ist dem Vertrag als Anlage beigefügt.)
(3) Der Kreis teilt den Städten / Gemeinden zum Zweck ihrer Haushaltsplanung bis spätestens 30.9. eines Jahres die Höhe der von ihnen aufgrund der Absätze 1 und 2 voraussichtlich im Folgejahr zu tragenden Kosten mit.
(4) Die Städte / Gemeinden haben den auf sie jeweils entfallenden Betrag nach Absatz 3 in je vier gleichen Raten vierteljährlich zum Ende des Quartals an den Kreis zu zahlen. Nach Abschluss eines Jahres erfolgt im 1. Quartal des Folgejahres durch den Kreis eine Spitzabrechnung gemäß Absatz 1 und 2 auf Basis der im Abrechnungsjahr tatsächlich angefallenen Personalkosten im Vergabezentrum, auf deren Basis der Sachkostenbetrag in Höhe von 10% abschließend ermittelt wird. Soweit von Städten / Gemeinden aufgrund der Mitteilung nach Absatz 3 im Abrechnungszeitraum Überzahlungen erfolgt sind, werden diese gegen die Forderung des Kreises für das 1. Quartal des Folgejahres aufgerechnet. Etwaige Minderzahlungen von Städten / Gemeinden für das abgelaufene Jahr sind im 1. Quartal des Folgejahres von diesen gegenüber dem Kreis auszugleichen.
§ 4 Leistungs- und kostenverändernde Entscheidungen
Entscheidungen über eine Einschränkung oder Erweiterung des Aufgabenkatalogs gemäß § 2 sowie über Maßnahmen, die eine Erhöhung der Kosten gemäß § 3 zur Folge haben, können mit Wirkung gegen die Vertragspartner nur im Einvernehmen zwischen dem Kreis und den Städten / Gemeinden, vertreten durch ihre Dienststellenleitungen, getroffen werden.
§ 5 Berichtspflicht
Der Kreis berichtet den Städten / Gemeinden jährlich zum 30.9. mit der Mitteilung gemäß § 3 Absatz 3 schriftlich über die erbrachten Leistungen des Vergabezentrums. Die Einzelheiten der Berichterstattung werden zwischen dem Kreis und den Städten / Gemeinden, vertreten durch ihre Dienststellenleitungen, festgelegt.
§ 6 Beirat
Die Entwicklung und der Betrieb des Vergabezentrums werden durch einen Beirat begleitet, in den die Städte / Gemeinden je eine Person als Vertretung entsenden. Die Person muss ihrer Dienststelle angehören.
§ 7 Dauer der Vereinbarung
Diese öffentlich-rechtliche Vereinbarung wird für einen Zeitraum von fünf Jahren abgeschlossen.
Frühestens zum Ablauf der fünf Jahre sind sowohl der Kreis als auch die einzelnen Städte / Gemeinden jeweils berechtigt, diese Vereinbarung unter Einhaltung einer Frist von 12 Monaten zum Ende eines Kalenderjahres zu kündigen. Das Kündigungsrecht nach § 27 Abs. 2 KGG bleibt unberührt. Die Kündigung ist den anderen Vertragspartnern schriftlich mitzuteilen. Für Vertragspartner, die nicht gekündigt haben, verlängert sich die Vereinbarung automatisch um 1 Jahr. Erfolgt eine Kündigung durch den Kreis, ist die interkommunale Zusammenarbeit nach dieser Vereinbarung ab dem Zeitpunkt der Wirksamkeit seiner Kündigung beendet.
§ 8 Haftung
Der Kreis Groß-Gerau haftet gegenüber den Städten / Gemeinden nur für solche Schäden, die durch eine schuldhafte Verletzung seiner Leistungspflichten aus dieser Vereinbarung verursacht werden.
§ 9 Umsatzsteuer
Die Parteien gehen davon aus, dass die Leistungen nach § 2 keine umsatzsteuerpflichtige Leistungen darstellen. Sollten die vereinbarten Leistungen dennoch der Umsatzsteuer unterliegen, wird diese der Stadt/Gemeinde nachträglich in Rechnung gestellt.
§ 10 Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Vertragsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen unberührt. Die Vertragspartner werden an Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Regelung eine wirksame treffen, die dem ursprünglich Gewollten so weit wie möglich entspricht. Gleiches gilt, wenn sich die Vereinbarung als lückenhaft erweisen sollte. § 139 BGB findet keine Anwendung.
§ 11 Änderungen der Vereinbarung
Änderungen dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung bedürfen der Schriftform.
§ 12 Inkrafttreten
Diese öffentlich-rechtliche Vereinbarung tritt mit Wirkung vom 1. Juli 2017 in Kraft.
